Nicht umlagefähige Nebenkosten

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Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt beide ausdrücklich von den Betriebskosten aus. Damit bleiben auch Hausverwalterhonorar, Reparaturen und die Erhaltungsrücklage beim Vermieter.

Ebenfalls bei dir bleiben Kontoführungsgebühren, Zinsen, Kosten der Mietersuche, Rechtsberatung und eine Mietausfallversicherung. Bei Wartungsverträgen mit Reparaturanteil, etwa einem Vollwartungsvertrag für den Aufzug, ist nur der Wartungsanteil umlagefähig.

Seit Juli 2024 dürfen Vermieter außerdem die Kabelgebühren für den TV-Anschluss nicht mehr über die Betriebskosten abrechnen.

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Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind die Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV: laufende Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB).

Der Katalog nennt Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne und Breitbandverteilung sowie Wäschepflege.

Unter „sonstige Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV) fallen etwa Dachrinnenreinigung oder die Wartung von Rauchwarnmeldern. Sie sind nur umlagefähig, wenn der Mietvertrag sie einzeln benennt.

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Wie hoch sind die nicht umlagefähigen Nebenkosten?

Als Faustwert kannst du mit 10 bis 20 % der Jahresnettokaltmiete rechnen, bei alten Gebäuden und niedrigen Mieten mit mehr. Genauer wird es, wenn du Verwaltung, Instandhaltung und Mietausfallwagnis einzeln ansetzt.

Bei Eigentumswohnungen liest du Verwaltung und Rücklage aus der Hausgeldabrechnung ab. Dazu kommen die Verwaltung des Sondereigentums, falls du sie beauftragst, und Reparaturen in der Wohnung selbst. Die deckt die Rücklage der Gemeinschaft nicht.

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Was passiert, wenn umlagefähige Kosten nicht im Mietvertrag stehen?

Dann trägst du sie selbst. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag gilt die Miete als Inklusivmiete, und eine spätere einseitige Umlage ist nicht möglich. Üblich und ausreichend ist der Verweis auf die Betriebskostenverordnung.

Auch die Frist zählt: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kannst du in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Häufige Fehler in der Praxis

• ✕Die Verwaltergebühr im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbaren. Die Klausel ist bei Wohnraum unwirksam, die Kosten bleiben bei dir.
• ✕Reparaturen als Wartung abrechnen. Der Austausch eines defekten Bauteils ist Instandsetzung und nicht umlagefähig.
• ✕Im Ankauf nur das nicht umlagefähige Hausgeld ansetzen. Reparaturen im Sondereigentum und der Mietausfall stehen in keiner Hausgeldabrechnung.

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Verwandte Begriffe

• Hausgeld
• Bewirtschaftungskosten
• Instandhaltungsrücklage
• Mietausfallwagnis
• Mietrendite

Häufige Fragen

Ist die Grundsteuer umlagefähig?

Ja. Die Grundsteuer gehört als laufende öffentliche Last zu den Betriebskosten (§ 2 Nr. 1 BetrKV) und kann bei entsprechender Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden.

Sind Hausmeisterkosten umlagefähig?

Ja, soweit der Hauswart Betriebsaufgaben wie Reinigung, Winterdienst oder Gartenpflege erledigt. Der Anteil für Reparaturen und Verwaltungsaufgaben ist herauszurechnen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Kann ich nicht umlagefähige Kosten steuerlich absetzen?

Ja. Verwaltung, Reparaturen und Zinsen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage zählt erst, wenn das Geld ausgegeben wird.

Gilt die Betriebskostenverordnung auch für Gewerbemieten?

Nicht zwingend. Bei Gewerberaum lässt sich mehr vereinbaren, zum Beispiel die Umlage von Verwaltungskosten. Die Regelung muss dafür klar und bestimmt im Mietvertrag stehen.